Informativa Privacy – Hope Color On The Road 2026
(Resa ai sensi degli artt. 13 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 – “GDPR”)
Questa informativa descrive come ASD Hope Running APS tratta i dati personali dei partecipanti all’evento ludico-motorio “Hope Color On The Road 2026” (valida per tutte le 4 tappe 2026).
1) Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è ASD Hope Running APS, nella persona del Presidente pro tempore,
con sede in Chivasso (TO), Corso Galileo Ferraris n. 60 – CAP 10034.
E-mail: info@hoperunning.it
DPO (Responsabile della Protezione Dati): Non nominato.
2) Quali dati trattiamo (principio di minimizzazione)
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, data di nascita, e-mail/telefono (se richiesti dal canale di iscrizione).
- Dati di partecipazione: tappa scelta, taglia maglia, eventuali preferenze logistiche (se previste).
- Dati di appartenenza a società/enti sportivi (se applicabile): tesseramenti/affiliazioni necessari per servizi connessi all’Evento.
- Immagini: foto e video realizzati durante l’Evento (anche in aree pubbliche), per cronaca, documentazione e comunicazione dell’iniziativa e/o per offrire ai partecipanti servizi foto/video (anche a pagamento) ad uso privato.
- Risultati/tempi: eventuali tempi/orari di transito in punti di controllo e/o rilevazioni non competitive, solo se previsti dai servizi organizzativi (es. passaggi/check-point), secondo quanto indicato nella “Scheda Tappa”.
- Dati di localizzazione (solo se attivati servizi dedicati): posizione geografica per i partecipanti che utilizzano un dispositivo/app per il rilevamento della posizione e i servizi ad esso associati.
- Dati e copia di certificati di idoneità alla pratica sportiva (solo se richiesti dal canale di iscrizione o da specifiche condizioni/servizi dell’Evento).
- Dati particolari (salute): trattati solo se strettamente necessari ai fini dell’iscrizione/partecipazione (es. iscrizione in categoria riservata o richiesta di specifica assistenza) e solo nei limiti indispensabili, con garanzie adeguate e base giuridica idonea.
Nota etica e operativa: per richieste di inclusione e supporto, chiediamo solo le esigenze di assistenza/accessibilità e non diagnosi o dettagli clinici.
3) Finalità e basi giuridiche del trattamento
-
Iscrizione e gestione dell’Evento (organizzazione, comunicazioni di servizio, consegna kit, sicurezza logistica, verifica requisiti quando previsti).
Base giuridica: esecuzione di un contratto/servizio richiesto dall’interessato (art. 6.1.b GDPR) e/o legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f GDPR). -
Servizi connessi all’Evento (es. check-point/servizi di rilevazione non competitiva, tracking/localizzazione se attivi, validazione requisiti, messa a disposizione di foto e video ai partecipanti anche tramite servizi dedicati).
Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b GDPR), legittimo interesse organizzativo (art. 6.1.f GDPR) e, dove richiesto, consenso (art. 6.1.a GDPR). -
Sicurezza, primo soccorso e gestione emergenze.
Base giuridica: tutela di interessi vitali (art. 6.1.d GDPR) e/o obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR); eventuali dati salute trattati nei limiti necessari. -
Adempimenti amministrativi, assicurativi e contabili (gestione sinistri inclusa).
Base giuridica: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR) e legittimo interesse alla tutela dei diritti (art. 6.1.f GDPR). -
Cronaca, documentazione e comunicazione dell’Evento (pubblicazione di contenuti su sito e canali social dell’Associazione, rassegna e materiali informativi).
Base giuridica: legittimo interesse a documentare e raccontare l’iniziativa e la sua finalità sociale (art. 6.1.f GDPR), nel rispetto dei diritti e della dignità delle persone. -
Sfruttamento promozionale/pubblicitario dell’immagine (campagne sponsorizzate/ADV, contenuti “focalizzati” su singole persone riconoscibili).
Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR), quando richiesto. -
Promozione/marketing (invio di comunicazioni promozionali via email).
Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR) e/o, nei limiti consentiti dalla normativa nazionale, soft spam verso contatti email forniti in occasione dell’iscrizione per comunicazioni su iniziative analoghe, con diritto di opposizione in qualsiasi momento. -
Trattamento di dati particolari (salute) solo se necessario per l’iscrizione/partecipazione (es. categoria dedicata o assistenza specifica).
Base giuridica: consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR) e ulteriori condizioni previste dalla legge, limitatamente a quanto indispensabile.
Il consenso, quando previsto, è facoltativo e revocabile in ogni momento, senza conseguenze sulla partecipazione, salvo i casi in cui un trattamento sia indispensabile per ragioni di sicurezza o per il servizio richiesto.
Attenzione – dati salute: qualora, per specifiche richieste dell’interessato (es. assistenza dedicata o categoria riservata), sia necessario trattare dati relativi alla salute, la mancata prestazione del consenso esplicito può impedire il completamento dell’iscrizione limitamente a quella richiesta/servizio.
4) Foto e video: come li usiamo (con rispetto)
Durante l’Evento possono essere effettuate riprese foto e video. L’obiettivo è raccontare l’esperienza, l’inclusione e la comunità, evitando rappresentazioni lesive, ridicolizzanti o invasive.
- Cronaca e documentazione: pubblicazione su sito e canali social di ASD Hope Running APS e materiali informativi dell’Evento, privilegiando riprese d’insieme e contenuti non invasivi.
- Servizi ai partecipanti: offerta (anche a pagamento) di foto e video dell’Evento ai partecipanti e/o a soggetti da questi autorizzati, per uso esclusivamente privato, ove previsti servizi dedicati.
- Uso promozionale mirato (ADV, campagne sponsorizzate, contenuti focalizzati su singole persone riconoscibili): effettuato solo se previsto e, ove necessario, su base di consenso.
Nota organizzativa: l’Evento si svolge in contesti pubblici e, ove previsto dal Regolamento e dalla Liberatoria, la ripresa video-fotografica della manifestazione a scopo di documentazione e la conseguente offerta a tutti i partecipanti di servizi foto/video possono costituire parte integrante delle modalità di svolgimento dell’Evento. In tali casi, la mancata autorizzazione all’utilizzo dell’immagine per le finalità organizzative/documentali e di servizio indicate può comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione.
Tutela rafforzata (minori e situazioni sensibili): prestiamo particolare attenzione a minori e persone in condizioni di fragilità, evitando contenuti potenzialmente pregiudizievoli o eccessivamente identificativi e adottando cautele ulteriori ove opportuno.
Diritto di opposizione: puoi opporti per motivi legati alla tua situazione particolare scrivendo a info@hoperunning.it. Faremo quanto ragionevolmente possibile per limitare o rimuovere contenuti compatibilmente con i mezzi tecnici e la diffusione già avvenuta.
5) A chi comunichiamo i dati (destinatari) e ambito di diffusione
I dati possono essere trattati da soggetti che forniscono servizi necessari o connessi all’Evento (partner tecnici e di servizio), nonché da sponsor e soggetti di supporto, nei limiti delle rispettive funzioni e basi giuridiche.
- Portale iscrizioni: es. ENDU / altro, secondo le rispettive informative e ruoli privacy (Responsabile o Titolare autonomo, a seconda dei casi).
- Fornitori di servizi IT e posta elettronica (es. Aruba e Google/Gmail), per la gestione delle comunicazioni e dei sistemi informatici connessi all’Evento.
- Servizi foto/video: fotografi, videomaker o fornitori incaricati.
- Servizi tecnici: provider IT, hosting, cloud, piattaforme di supporto alle comunicazioni e alla gestione organizzativa.
- Coperture assicurative: ente/compagnia assicurativa e intermediari, per gestione sinistri ove necessario.
- Enti sportivi (es. CSEN Piemonte) per affiliazione/tesseramento e coperture connesse, secondo le rispettive finalità istituzionali.
- Autorità pubbliche e soggetti competenti, quando richiesto da obblighi di legge, regolamenti o per motivi di sicurezza/soccorso.
Tali soggetti possono operare come Responsabili del trattamento nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR oppure come Titolari autonomi. Su richiesta puoi ottenere informazioni sulla lista dei Responsabili.
Volontari e partner operativi: per lo svolgimento dell’Evento (es. verifica iscrizioni, check-in, consegna kit, informazioni di servizio), i dati possono essere trattati anche da volontari e collaboratori di ASD Hope Running APS, espressamente autorizzati e istruiti ai sensi dell’art. 29 GDPR, nei limiti strettamente necessari e con divieto di utilizzo per finalità proprie.
Le associazioni partner coinvolte in attività operative possono accedere ai soli dati necessari sotto le istruzioni del Titolare e con divieto di riutilizzo, oppure – ove applicabile – possono essere nominate Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Flussi specifici ENDU: qualora il partecipante disponga di un profilo ENDU e abbia richiesto a ENDU di acquisire dagli organizzatori i dati relativi alle iscrizioni, l’Organizzatore potrà comunicare automaticamente ad ENDU tali dati (es. iscrizioni ad eventi e, se previsto, documenti inerenti certificati o tesseramenti), secondo le impostazioni del profilo e le condizioni ENDU. L’interessato è invitato a consultare l’informativa ENDU ed esercitare verso ENDU i diritti di competenza.
Natura pubblica dell’Evento: in considerazione della natura pubblica e dello scopo dell’Evento, i partecipanti prendono atto che i dati relativi alla propria immagine, ai tempi/risultati e – ove siano attivi appositi servizi di tracking – alla posizione in tempo reale, possono essere resi pubblicamente accessibili mediante diffusione sui siti e canali dell’Organizzatore e/o dei partner di servizio e sponsor, nei limiti delle finalità descritte e dei servizi attivati.
6) Comunicazioni commerciali e cessione dati a terzi
Soft spam (comunicazioni via email su iniziative analoghe): se, ai fini dell’iscrizione, fornisci il tuo indirizzo email, potremmo utilizzarlo – nei limiti consentiti dalla normativa nazionale – per inviarti via email comunicazioni relative a iniziative/manifestazioni analoghe. Potrai opporti in qualsiasi momento scrivendo a info@hoperunning.it.
Marketing esteso e/o comunicazioni dei partner: solo con tuo consenso libero e specifico, potremmo:
- utilizzare i tuoi dati di contatto (email, telefono, indirizzo) per finalità di informazione commerciale, ricerche di mercato, sondaggi e offerte, anche tramite strumenti automatizzati;
- cedere a determinate categorie di terzi (es. sponsor e aziende collegate al mondo sport/benessere) i tuoi dati di contatto per loro finalità di marketing: tali terzi agiranno come Titolari autonomi e ti forniranno una loro informativa.
7) Trasferimenti extra UE
L’utilizzo di piattaforme tecnologiche e social (es. servizi e-mail, cloud, social network) può comportare trasferimenti di dati verso Paesi extra UE/SEE. In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto del GDPR, tramite decisioni di adeguatezza e/o garanzie appropriate (es. clausole contrattuali standard, misure supplementari ove necessarie).
Per ottenere informazioni sulle garanzie adottate, puoi scrivere a info@hoperunning.it.
8) Misure di sicurezza
I dati sono trattati con misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR (es. controlli di accesso, protezione degli account, backup, minimizzazione dei dati, procedure interne), per ridurre i rischi di perdita, uso illecito o accesso non autorizzato.
9) Tempi di conservazione
- Dati di iscrizione e amministrazione: per il tempo necessario alla gestione dell’Evento e, se necessario, per un ulteriore periodo in caso di tutela di diritti; in via generale, i dati connessi all’iscrizione possono essere conservati fino a 10 anni anche in considerazione dei termini ordinari di prescrizione.
- Dati legati a sinistri/assicurazioni: per il tempo necessario alla gestione della pratica e ai termini di legge applicabili.
- Risultati/tempi: fintantoché sia rilevabile un interesse attuale alla documentazione dell’Evento.
- Immagini: per il tempo in cui l’Organizzatore potrà legittimamente disporre delle riprese dell’Evento, ferma la possibilità di valutazione caso per caso a fronte di richieste motivate.
- Marketing: fino a opposizione dell’interessato o revoca del consenso precedentemente prestato.
10) Diritti dell’interessato
Puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione (nei casi previsti), limitazione, opposizione, portabilità (se applicabile), revoca del consenso.
Effetti di opposizione/revoca su immagini già diffuse: l’opposizione o la revoca producono effetti nei limiti entro cui sia possibile bloccare la pubblicazione con mezzi e costi ragionevoli, tenendo conto dell’eventuale condivisione/ri-pubblicazione da parte di terzi. Resta ferma la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Sede: Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 Roma.
Per esercitare i diritti: info@hoperunning.it
11) Minori
L’iscrizione dei minori è consentita solo da parte di genitori/tutori o soggetti autorizzati. Iscrivendo un minore, chi esercita la responsabilità genitoriale autorizza le riprese foto/video nell’ambito dell’Evento per le finalità descritte nella presente informativa e nella Liberatoria e presta, ove necessario, il consenso per il trattamento di eventuali dati salute del minore.
12) Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è quella pubblicata sul sito ufficiale.
Ultimo aggiornamento: 17 febbraio 2026